Leir og andre arrangementer
Hva vi lagrer og hvorfor?
Ved påmelding til våre leirer og arrangement lagrer vi en del personopplysninger som vi trenger for å gjennomføre arrangementet. Vi lagrer navn og kontaktinformasjon på deltakere og foresatte for å kunne sende ut informasjon om arrangementet og for å ha relevant kontaktinformasjon ved behov. Vi lagrer også navn og kontaktinformasjon til den som betaler for å gjennomføre betaling og lage dokumentasjon til regnskapet. Vi trenger også informasjon om kjønn og alder på deltakerne for å forsikre oss om at de havner på rett arrangement og rett aldersgruppe. Informasjon om kjønn bruker vi også for å planlegge romplassering og hvilke ledere vi trenger. Dersom en deltaker har allergier eller ulike spesielle behov trenger vi å registrere dette for å sikre at en kan delta på arrangementet på en trygg og sikker måte. Andre valg som gjøres, og evt. frivillig tilleggsinformasjon som gis i bestillingen, vil også lagres for å kunne gi den nødvendige oppfølgingen.
De som gir samtykke til det eller melder seg inn i en av våre leirklubber, vil kunne få tilsendt informasjon om tilsvarende arrangement. Et slikt samtykke kan når som helst trekkes tilbake, enten via Min side eller ved å kontakte oss direkte. Kontaktopplysninger vil ikke bli brukt til utsendelse av annen type informasjon og forespørsler.
Hvor lenge blir opplysningen lagret?
Opplysninger om allergier og spesielle behov er sensitive opplysninger som vi sletter etter at arrangementet administrativt er avsluttet, senest tre måneder etter at arrangementet ble avholdt. Opplysninger om deltakelse, samt betaling for deltakelse, på leir og arrangement lagres i vårt kunde- og personregister i fem år slik bokføringsloven krever. Dersom Normisjon ikke har samtykke eller andre hjemler for å lagre personopplysningene, så vil også personopplysningene slettes i vårt aktive kunde- og personregister etter 5 år.
Etter fem år flyttes navn og fødselsdato på deltakere og ledere over i et separat historisk register som bare personalleder og generalsekretær har innsyn i. Dette registeret vil utelukkende bli brukt til dokumentasjon i tilfeller der det er påkrevd.